Henkilötietojen käsittely alustalla

Alla oleva tietosuojaseloste koskee verkkosivustoilla sign.dias.fi ja asiointi.dias.fi tarjottuja palveluja, jotka ovat osa digitaalisen asuntokaupan toteutusalustaa ("DIAS-alusta"). DIAS-alustan avulla asuntokauppaprosessin osapuolet voivat hoitaa asuntokaupat sähköisesti. Kauppaprosessin tahoina toimivat yleensä kiinteistönvälittäjä, ostaja ja myyjä ja heidän pankkinsa. Huomaathan, että kyseiset DIAS-alustaa käyttävät DIAS:n asiakkaat ja yhteistyökumppanit (kuten kiinteistönvälittäjät, myyjät, rakennuttajat tai pankit) toimivat itsenäisinä rekisterinpitäjinä niiden käsitellessä henkilötietojasi asuntokaupan toteuttamiseksi.

DIAS-alustalla käsiteltäviä henkilötietoja ovat esimerkiksi:

• Kauppakirjassa olevat henkilötiedot (kuten nimet, henkilötunnukset, osoitteet ja maksutiedot)
• Pankkiyhteystiedot
• Viranomaisrekistereihin ilmoitettavat tiedot (kuten kiinteistöjen omistajatiedot, veroilmoitukset ja kaupan rekisteröinti)

Digitaalisen asuntokaupan mahdollistamiseksi DIAS-alustaan lähetetyt tiedot luovutetaan kaupassa mukana oleville tahoille käytettäväksi heidän tietosuojaselosteidensa tai muun dokumentaation, jolla rekisteröityjä informoidaan rekisterinpitäjän suorittamasta henkilötietojen käsittelystä, mukaisesti. DIAS käsittelee henkilötietoja kyseisten rekisterinpitäjien puolesta ja lukuun henkilötietojen käsittelijänä. Asuntokauppaasi osallistuvat rekisterinpitäjät voivat luovuttaa henkilötietojasi henkilötietolainsäädännön puitteissa rekisterinpitäjältä toiselle (esimerkiksi niin, että kiinteistönvälittäjä toimittaa kauppakirjan ja siinä olevat henkilötietosi omalle pankillesi ja asunnon myyjän/ostajan pankille, sekä viranomaisrekistereihin). Tällaista henkilötietojen käsittelyä koskee rekisterinpitäjänä toimivan yrityksen tai organisaation tietosuojaseloste tai muu dokumentaatio, jolla rekisteröityjä informoidaan rekisterinpitäjän suorittamasta henkilötietojen käsittelystä. Mikäli sinulla on kyseisien tahojen henkilötietojen käsittelyä koskevia kysymyksiä, avustamme tarvittaessa yhteydenotoissa asiaankuuluvaan rekisterinpitäjään.

Yllä kuvatun DIAS-alustalla toteutettavan henkilötietojen käsittelyn lisäksi DIAS käsittelee tiettyjä henkilötietoja tarjotun Palvelun puitteissa. Alla olevassa tietosuojaselosteessa kerromme miten ja miksi DIAS käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjänä.

Palvelun käyttöä koskeva tietosuojaseloste

Digitaalinen asuntokauppa DIAS Oy (”DIAS” tai ”me”) käsittelee verkkosivustoilla sign.dias.fi ja asiointi.dias.fi tarjotun palvelun ("Palvelu") käyttäjien henkilötietoja. ”Käyttäjä” tai ”sinä” tarkoittaa luonnollista henkilöä, joka käyttää Palvelua.

Tässä Tietosuojaselosteessa kerromme miten ja miksi DIAS käsittelee henkilötietojasi rekisterinpitäjänä ja miten voit käyttää rekisteröidyn oikeuksiasi. Voimme päivittää tätä Tietosuojaselostetta, mikäli se on henkilötietojen käsittelyn muutosten tai muun syyn vuoksi tarpeellista. Ajantasainen versio on aina saatavilla osoitteessa sign.dias.fi. Emme tee merkittäviä muutoksia tähän Tietosuojaselosteeseen ilmoittamatta tällaisista muutoksista.

Rekisterinpitäjä

Nimi: Digitaalinen asuntokauppa DIAS Oy
Y-tunnus: 2929689-6
Postiosoite: Salomonkatu 1, 00100 Helsinki
Sähköpostiosoite: tietosuoja@dias.fi
Olemme osa Alma Media -konsernia. Konsernin tietosuojavastaavana toimii Matti Venho.

Käsiteltävät henkilötiedot

Keräämme sinusta mm. seuraavia henkilötietoja sekä analytiikka- ja lokitietoja, kun käytät Palvelua:

• Käyttäjän nimi, yhteystiedot ja henkilötunnus
• Käyttäjän IP-osoite sekä vierailun ajankohta ja päivämäärä
• Allekirjoitusprosessissa annetut valtuutukset
• Tieto käytetystä vahvan sähköisen tunnistuksen tavasta
• Tiedostojen tiivistetiedot (ns "hash"), joiden avulla voidaan todentaa mitkä dokumentit ovat olleet mukana allekirjoitusprosessissa
• Allekirjoituksen aikaleimat
• Pankkiyhteystiedot

Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Käsittelemme henkilötietoja seuraavia tarkoituksia varten:

Palvelun tarjoaminen Käyttäjälle (käsittelyn oikeusperuste: sopimuksen täyttäminen)

Käsittelemme henkilötietojasi, jotta voimme tarjota Palvelun ja sen ominaisuudet sinulle sekä toteuttaa asuntokauppaasi liittyvät Palvelun kautta tekemäsi toimenpiteet DIAS-alustalla. Tämä sisältää allekirjoitusprosessissa annettujen valtuutusten ja niihin liittyvien henkilötietojen luovuttamisen valtuutuksessa mainitulle kolmannelle osapuolelle (yleensä oma pankkisi) alla kohdassa "Henkilötietojen vastaanottajat" kuvatun mukaisesti.

Noudattaaksemme lakisääteisiä velvoitteitamme (käsittelyn oikeusperuste: lakisääteinen velvoite)

Käsittelemme henkilötietojasi hallinnoidaksemme ja täyttääksemme lakisääteiset velvoitteemme. Tämä käsittää henkilötietojen käsittelemisen kirjanpitovelvollisuuden noudattamiseksi ja henkilötietojen toimittamiseksi asianmukaisille viranomaisille niiden lakiin perustuvan mahdollisen tietopyynnön perusteella.

Vaateiden käsittelemiseen ja oikeudellisiin menettelyihin (käsittelyn oikeusperuste: oikeutettu etu)

Käsittelemme henkilötietojasi mahdollisten oikeudellisten vaateiden esittämistä tai puolustamista varten sekä oikeudellisten menettelyiden yhteydessä. Voimme myös käsitellä henkilötietoja petoksen ja Palvelun väärinkäytön ehkäisemiseksi sekä tieto-, järjestelmä- ja verkkoturvallisuuden vuoksi. Kun käsittelemme henkilötietojasi oikeutetun etumme perusteella, vertaamme oikeutettuja etujamme sinun oikeuteesi yksityisyyteen ja käytämme pseudonymisoituja tietoja tai yhdistettyjä tietoja, joista sinua ei voida tunnistaa, aina kun se on mahdollista. Kyseisen käsittelyn yhteydessä henkilötietojasi voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille (esimerkiksi viranomaisille tai asuntokauppaan osallistuvalle pankille) alla kohdassa "Henkilötietojen vastaanottajat" kuvatun mukaisesti.

Henkilötietojen sijainti

DIAS käsittelee henkilötietoja Euroopan talousalueella eikä niitä täten siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Henkilötietojen vastaanottajat

Jaamme henkilötietojasi ainoastaan DIAS:n organisaation sisällä ja ainoastaan siinä määrin kuin se on kohtuudella tarpeen tämän Tietosuojaselosteen mukaisiin tarkoituksiin. Henkilötietojasi voidaan siirtää tai luovuttaa kolmansille osapuolille seuraavissa tilanteissa:

Henkilötietojen luovuttaminen asunto- tai kiinteistökauppaprosessiin osallistuvalle taholle

Palvelussa Käyttäjä voi antaa soveltuvia valtuutuksia pankilleen asunto- tai kiinteistökaupan toteuttamiseksi. DIAS luovuttaa Käyttäjän allekirjoitusprosessissa antamaan valtuutukseen liittyviä henkilötietoja sille Palvelussa nimetylle taholle, jolle Käyttäjä on antanut kyseisen valtuutuksen.

Henkilötietojen siirtäminen valtuutetuille palveluntarjoajille

DIAS siirtää henkilötietoja käsiteltäväksi DIAS:n lukuun valtuutetuille palveluntarjoajilleen (mukaan lukien viranomaistahot, sekä Palvelun ylläpitämiseen ja tarjoamiseen osallistuvat alihankkijat). Kun kyseiset kolmannet osapuolet käsittelevät henkilötietoja DIAS:n lukuun, DIAS on huolehtinut asianmukaisista sopimuksellisista ja organisatorisista toimenpiteistä varmistaakseen henkilötietojen käsittelyn tapahtuvan yksinomaan tässä Tietosuojaselosteessa mainittujen tarkoitusten toteuttamista varten sekä soveltuvien lakien, säännösten ja ohjeidemme mukaisesti, noudattaen asianmukaisia salassapitovelvollisuuksia ja turvatoimia.

Henkilötietojen luovuttaminen oikeudellisista tai tietoturvaan liittyvistä syistä

Voimme luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille (esimerkiksi viranomaisille tai asuntokauppaan osallistuvalle pankille), jos pääsy henkilötietoihin ja niiden käyttäminen on tarpeen (i) soveltuvan lain, sääntelyn, ja/tai tuomioistuimen päätöksen noudattamiseksi; (ii) petoksen, rikoksen taikka tietoturvaongelman tai teknisten ongelmien havaitsemiseksi, estämiseksi ja tällaisen asian käsittelemiseksi; ja/tai (iii) DIAS:n, asiakkaidemme (kuten pankit) tai Käyttäjiemme etujen tai omaisuuden turvaamiseksi taikka turvallisuuden takaamiseksi tai yleisen edun turvaamiseksi lainsäädännön mukaisesti. Tämä tarkoittaa sitä, että yllä kuvattuja Palvelun käytössä sinusta kerättyjä henkilötietoja sekä analytiikka- ja lokitietoja voidaan luovuttaa tässä kohdassa kuvatuissa tilanteissa kolmansille osapuolille henkilötietolainsäädännön sallimissa puitteissa.

Säilytysaika

DIAS säilyttää henkilötietoja niin kauan, kuin laki sitä edellyttää tai henkilötietojen säilyttämiseen on jokin lainmukainen syy tässä Tietosuojaselosteessa ilmoitettuja tarkoituksia varten (esimerkiksi kirjanpitovelvollisuuden vuoksi tai mahdollisten vaateiden käsittelyyn). DIAS poistaa tai anonymisoi tämän Tietosuojaselosteen mukaisesti käsiteltävät henkilötiedot pääsääntöisesti kun 10 vuotta on kulunut allekirjoitusprosessin loppuun saattamisesta, ellei henkilötietojen säilyttäminen ole poikkeuksellisesti tarpeen esimerkiksi oikeustoimia varten.

Sinun oikeutesi

Oikeus saada pääsy tietoihin
Sinulla on oikeus saada pääsy sinua koskeviin henkilötietoihin pyytämällä meiltä kopion keräämistämme henkilötiedoistasi.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Sinulla on oikeus vaatia meitä korjaamaan tai täydentämään säilyttämämme virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot ottamalla meihin yhteyttä.

Oikeus vaatia tiedon poistamista
Voit pyytää meitä poistamaan henkilötietosi järjestelmistämme. Suoritamme pyynnön mukaiset toimenpiteet, mikäli meillä ei ole oikeutettua syytä olla poistamatta tietoa.

Oikeus vastustaa
Voit vastustaa henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuumme.

Oikeus rajoittaa tiedon käsittelyä
Voit pyytää meitä rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä esimerkiksi, kun poisto-, korjaus- tai vastustuspyyntösi ovat käsiteltävänä ja/tai kun meillä ei ole oikeutettuja perusteita käsitellä henkilötietojasi.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Sinulla on oikeus saada sinua koskevat henkilötiedot, jotka olet toimittanut meille, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Oikeuksien käyttäminen
Yllä mainittuja oikeuksia voidaan käyttää lähettämällä yllä oleviin osoitteisiin kirje tai sähköposti, joka sisältää seuraavat tiedot: Käyttäjän koko nimi, osoite, sähköpostiosoite sekä puhelinnumero. Voimme pyytää Käyttäjän henkilöllisyyden todistamisen kannalta tarpeellisten lisätietojen toimittamista.

Valituksen tekeminen
Mikäli katsot, että henkilötietojen käsittelytoimemme ovat soveltuvan tietosuojalainsäädännön vastaisia, voit tehdä asiasta valituksen paikalliselle valvontaviranomaiselle. Paikallisena valvontaviranomaisena toimii Suomessa tietosuojavaltuutettu (www.tietosuoja.fi).

Evästeet ja analytiikka

Edellä mainittujen henkilötietojen lisäksi DIAS käsittelee Palvelussa kerättäviä analytiikkatietoja. DIAS ei käytä asiointipalvelun analytiikassa evästeitä tai niihin rinnastuvia seurantatekniikkoja. DIAS kerää analytiikkaa varten tietoja Käyttäjästä anonyymisti tai pseudonyymisti siten, että käyttäjän yksilöivät tiedot eivät päädy DIASin ulkopuolelle. Vaikka emme normaalisti käytä analytiikkatietoja Käyttäjän tunnistamiseen, joskus Käyttäjä saattaa olla tunnistettavissa niistä joko yksin taikka yhdistettäessä tai liitettyinä muihin henkilötietoihin. Näissä tapauksissa analytiikkatiedot katsotaan henkilötiedoiksi soveltuvan lainsäädännön tarkoittamalla tavalla ja käsittelemme yhdistettyjä tietoja kuten henkilötietoja tämän Tietosuojaselosteen mukaisesti.

Analytiikkatietoina kerätään seuraavia tietoja: 1) pseudonymisoitu käyttäjätunniste; 2) URL-reitti sivustolla; 3) vierailun ajankohta; 4) selaintyyppi; 5) laitetyyppi; 6) muu vastaava analytiikkadata.

Käytämme verkkosivustollamme lisäksi Google Analytics -palvelua ja muita verkkoanalytiikkatyökaluja kootakseen analytiikkatietoja ja raportteja Palvelun käytöstä, jotta voimme parantaa palvelujamme. Saadaksesi lisätietoa Google Analyticsista, vieraile Google Analyticsin verkkosivustolla. Voit kieltäytyä Google Analyticsin suorittamasta tietojen keräämisestä lataamalla selaimeesi seuraavan lisäosan: Google Analytics opt-out add-on. Yksittäistä käyttäjää ei voida tunnistaa Google Analytics -palvelun ja muiden verkkoanalytiikkatyökaluja käytön kautta.

Tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi 22.11.2022

Denna integritetspolicy för tjänsten har upprättats på finska och översatts till svenska och engelska. Vid eventuella tolknings- eller innehållsskillnader har den finskspråkiga versionen företräde.

Behandling av personuppgifter på plattformen

Integritetspolicyn nedan gäller de tjänster som tillhandahålls på webbplatserna sign.dias.fi och asiointi.dias.fi, som är en del av den digitala plattformen för genomförande av bostadsköp ("DIAS-plattformen"). Med hjälp av DIAS-plattformen kan parterna i bostadsköpsprocessen sköta bostadsköp elektroniskt. Aktörerna i köpprocessen är vanligtvis fastighetsförmedlaren, köparen och säljaren och deras banker. Observera att dessa kunder och samarbetspartner hos DIAS som använder DIAS-plattformen (som fastighetsmäklare, säljare, byggherrar eller banker) fungerar som oberoende personuppgiftsansvariga när de behandlar dina personuppgifter för att genomföra bostadsköpet.

Personuppgifter som behandlas på DIAS-plattformen är till exempel:

• Personuppgifter i köpebrevet (som namn, personbeteckningar, adresser och betalningsuppgifter)
• Bankförbindelser
• Uppgifter som ska anmälas till myndighetsregister (som fastigheternas ägaruppgifter, skattedeklarationer och registrering av köp)

För att möjliggöra digitalt bostadsköp utlämnas de uppgifter som skickats till DIAS-plattformen till de aktörer som deltar i köpet för användning i enlighet med deras integritetspolicyer eller annan dokumentation med vilken de registrerade informeras om hur den personuppgiftsansvarige behandlar personuppgifter. DIAS behandlar personuppgifter i dessa personuppgiftsansvarigas namn och för deras räkning i egenskap av personuppgiftsbiträde. De personuppgiftsansvariga som deltar i ditt bostadsköp kan inom ramen för personuppgiftslagstiftningen lämna ut dina personuppgifter från en personuppgiftsansvarig till en annan (till exempel så att fastighetsförmedlaren skickar köpebrevet och dina personuppgifter i det till din egen bank och till bostadens säljares/köpares bank samt till myndighetsregister). Sådan behandling av personuppgifter omfattas av integritetspolicyn eller annan dokumentation hos det företag eller den organisation som fungerar som personuppgiftsansvarig, med vilken de registrerade informeras om den personuppgiftsansvariges behandling av personuppgifter. Om du har frågor om hur dessa parter behandlar personuppgifter bistår vi dig vid behov att kontakta den relevanta personuppgiftsansvarige.

Utöver den behandling av personuppgifter som utförs på DIAS-plattformen enligt beskrivningen ovan behandlar DIAS vissa personuppgifter inom ramen för den erbjudna Tjänsten. I integritetspolicyn nedan berättar vi hur och varför DIAS behandlar personuppgifter i egenskap av personuppgiftsansvarig.

Integritetspolicy om användningen av tjänsten

Digitaalinen asuntokauppa DIAS Oy ("DIAS" eller "vi") behandlar personuppgifter om användare av tjänsten som tillhandahålls på webbplatserna sign.dias.fi och asiointi.dias.fi ("Tjänsten"). "Användare" eller "du" avser den fysiska person som använder Tjänsten.

I denna integritetspolicy berättar vi hur och varför DIAS behandlar personuppgifter om dig i egenskap av personuppgiftsansvarig och hur du kan utöva dina rättigheter som registrerad. Vi kan uppdatera denna Integritetspolicy om det är nödvändigt på grund av ändringar i behandlingen av personuppgifter eller av någon annan anledning. Den aktuella versionen finns alltid tillgänglig på sign.dias.fi. Vi kommer inte att göra några väsentliga ändringar i denna Integritetspolicy utan att meddela dig om sådana ändringar.

Personuppgiftsansvarig

Namn: Digitaalinen asuntokauppa DIAS Oy
FO-nummer: 2929689-6
Postadress: Salomonsgatan 1, 00100 Helsingfors
E-postadress: tietosuoja@dias.fi
Vi ingår i Alma Media-koncernen. Koncernens dataskyddsombud är Matti Venho.

Personuppgifter som behandlas

Vi samlar bl.a. in följande personuppgifter samt analys- och logguppgifter om dig när du använder Tjänsten:

• Användarens namn, kontaktuppgifter och personbeteckning
• Användarens IP-adress samt tidpunkt och datum för besöket
• Fullmakter som getts i underskriftsprocessen
• Information om vilken metod för stark elektronisk autentisering som används
• Filernas hashdata, som används för att verifiera vilka dokument som har varit med i underskriftsprocessen
• Tidsstämpel för underskrift
• Bankförbindelser

Ändamål och rättslig grund för behandlingen

Vi behandlar personuppgifter för följande ändamål:

Tillhandahållande av tjänsten till Användaren (rättslig grund för behandlingen: fullgörande av ett avtal)

Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla dig Tjänsten och dess funktioner samt genomföra åtgärder som anknyter till ditt bostadsköp som du utfört via Tjänsten på DIAS-plattformen. Detta omfattar utlämnande av de fullmakter som getts i underskriftsprocessen och tillhörande personuppgifter till den tredje part som anges i fullmakten (vanligtvis din egen bank) enligt beskrivningen nedan under "Mottagare av personuppgifter".

För att uppfylla våra rättsliga skyldigheter (rättslig grund för behandlingen: rättslig skyldighet)

Vi behandlar dina personuppgifter för att administrera och uppfylla våra rättsliga skyldigheter. Detta omfattar behandling av personuppgifter för att fullgöra bokföringsskyldigheten och för att tillhandahålla personuppgifter till behöriga myndigheter på grund av deras eventuella lagstadgade begäran om information.

För hantering av anspråk och rättsliga förfaranden (rättslig grund för behandlingen: berättigat intresse)

Vi behandlar dina personuppgifter för att framställa eller försvara eventuella rättsliga anspråk samt i samband med rättsliga förfaranden. Vi kan också behandla personuppgifter för att förhindra bedrägeri och missbruk av Tjänsten samt för informations-, system- och nätverkssäkerhet. När vi behandlar dina personuppgifter på grund av vårt berättigade intresse jämför vi våra berättigade intressen med din rätt till integritet och använder pseudonymiserade eller kombinerade uppgifter utifrån vilka du inte kan identifieras alltid när det är möjligt. I samband med denna behandling kan dina personuppgifter lämnas ut till tredje part (till exempel myndigheter eller en bank som deltar i bostadsköpet) enligt beskrivningen nedan under "Mottagare av personuppgifter".

Personuppgifternas lagringsplats

DIAS behandlar personuppgifter inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet och överför dem därmed inte utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

Mottagare av personuppgifter

Vi delar endast dina personuppgifter inom DIAS organisation och endast i den utsträckning det är rimligen nödvändigt för de ändamål som anges i denna Integritetspolicy. Dina personuppgifter kan överföras eller lämnas ut till tredje part i följande situationer:

Utlämnande av personuppgifter till en part som deltar i bostads- eller fastighetsköpsprocessen

I Tjänsten kan Användaren ge tillämpliga fullmakter till sin bank för att genomföra ett bostads- eller fastighetsköp. DIAS lämnar ut personuppgifter i anslutning till fullmakten som Användaren gett i underskriftsprocessen till den part som utsetts i Tjänsten och som Användaren har gett fullmakten i fråga.

Överföring av personuppgifter till auktoriserade tjänsteleverantörer

DIAS överför personuppgifter för behandling för DIAS räkning till sina auktoriserade tjänsteleverantörer (inklusive myndigheter och underleverantörer som deltar i administrationen och tillhandahållandet av Tjänsten). När dessa tredje parter behandlar personuppgifter för DIAS räkning har DIAS vidtagit lämpliga avtalsmässiga och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att behandlingen av personuppgifter endast sker för de ändamål som anges i denna Integritetspolicy och i enlighet med tillämpliga lagar, föreskrifter och våra anvisningar, med iakttagande av lämpliga sekretessförpliktelser och säkerhetsåtgärder.

Utlämnande av personuppgifter av rättsliga skäl eller informationssäkerhetsskäl

Vi kan lämna ut personuppgifter till tredje parter (till exempel myndigheter eller en bank som deltar i bostadsköpet) om tillgång till personuppgifterna och användningen av dem är nödvändig för att (i) iaktta tillämplig lag, reglering och/eller domstolsbeslut; (ii) upptäcka eller förhindra bedrägeri, brott eller informationssäkerhetsproblem eller tekniska problem och behandla ett sådant ärende; och/eller (iii) trygga intressen eller egendom hos DIAS, våra kunder (som banker) eller våra Användare eller för att garantera säkerheten eller trygga ett allmänt intresse i enlighet med lagstiftning. Detta innebär att de ovan beskrivna personuppgifterna som samlas in om dig vid användningen av Tjänsten samt analys- och logguppgifter kan lämnas ut till tredje part i de situationer som beskrivs i detta avsnitt inom de ramar som personuppgiftslagstiftningen tillåter.

Lagringstid

DIAS lagrar personuppgifter så länge som lagen förutsätter det eller om det finns någon laglig anledning att lagra personuppgifter för de ändamål som anges i denna Integritetspolicy (till exempel för bokföringsskyldighet eller hantering av eventuella anspråk). I regel raderar eller anonymiserar DIAS de personuppgifter som behandlas i enlighet med denna Integritetspolicy 10 år efter att underskriftsprocessen har slutförts, såvida inte lagringen av personuppgifterna undantagsvis är nödvändig för till exempel rättsliga åtgärder.

Dina rättigheter

Rätt till tillgång till uppgifter
Du har rätt att få tillgång till personuppgifter om dig genom att begära en kopia av de personuppgifter som vi samlat in om dig.

Rätt att begära rättelse
Du har rätt att begära att vi rättar eller kompletterar felaktiga eller föråldrade personuppgifter som vi lagrar om dig genom att kontakta oss.

Rätt att begära radering av uppgifter
Du kan begära att vi raderar personuppgifter om dig från våra system. Vi vidtar åtgärder enligt begäran om vi inte har en berättigad anledning att inte radera uppgifterna.

Rätt att göra invändningar
Du kan göra en invändning mot behandlingen som grundar sig på vårt berättigade intresse utifrån en grund som anknyter till en specifik personlig situation.

Rätt att begränsa behandlingen
Du kan begära att vi begränsar behandlingen av personuppgifter om dig, till exempel när din begäran om radering, korrigering eller invändning är under behandling och/eller när vi inte har några berättigade grunder att behandla dina personuppgifter.

Rätt att flytta uppgifterna mellan system
Du har rätt att få ut de personuppgifter om dig som du har tillhandahållit oss i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och rätt att överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig.

Utövande av rättigheter
Ovan nämnda rättigheter kan utövas genom att skicka ett brev eller e-postmeddelande till adresserna ovan med följande information: Användarens fullständiga namn, adress, e-postadress och telefonnummer. Vi kan begära ytterligare uppgifter som är nödvändiga för att verifiera Användarens identitet.

Inlämnande av klagomål
Om du anser att våra åtgärder för behandling av personuppgifter strider mot tillämplig dataskyddslagstiftning kan du lämna in ett klagomål till den lokala tillsynsmyndigheten. Den lokala tillsynsmyndigheten i Finland är dataombudsmannen (www.tietosuoja.fi/sv).

Cookies och analys

Utöver ovan nämnda personuppgifter behandlar DIAS analysdata som samlas in i Tjänsten. DIAS använder inte cookies eller med dem jämställbara uppföljningstekniker i analysen av e-tjänsten. För analysändamål samlar DIAS in uppgifter om Användaren anonymt eller pseudonymt på ett sådant sätt att uppgifter som identifierar användaren inte hamnar utanför DIAS. Även om vi normalt inte använder analysdata för att identifiera Användaren, kan Användaren ibland bli identifierbar antingen enbart utifrån dem eller när de kombineras med andra personuppgifter. I dessa fall betraktas analysdata som personuppgifter i enlighet med tillämplig lagstiftning och vi behandlar kombinerade uppgifter som personuppgifter i enlighet med denna Integritetspolicy.

Som analysdata samlas följande uppgifter in: 1) pseudonymiserat användar-ID; 2) URL-väg på webbplatsen; 3) tidpunkt för besöket; 4) webbläsartyp; 5) enhetstyp; 6) andra motsvarande analysdata.

På vår webbplats använder vi dessutom tjänsten Google Analytics och andra webbanalysverktyg för att sammanställa analysdata och rapporter om användningen av Tjänsten för att förbättra våra tjänster. För mer information om Google Analytics, besök Google Analytics webbplats. Du kan förhindra insamlingen av uppgifter av Google Analytics genom att ladda ned följande tillägg till din webbläsare: Google Analytics opt-out add-on. En enskild användare kan inte identifieras via användningen av Google Analytics och andra webbanalysverktyg.

Integritetspolicyn uppdaterades senast 22.11.2022

This Privacy Statement for the Service has been prepared in Finnish and translated into Swedish and English. In the event of any discrepancies in interpretation or content, the Finnish-language version shall prevail.

Processing of personal data on the platform

The privacy statement below applies to the services offered on the websites sign.dias.fi and asiointi.dias.fi, which are part of the digital housing transaction execution platform ("DIAS platform"). The DIAS platform enables the parties to the housing transaction process to handle housing transactions electronically. The parties involved in the transaction process are usually the real estate agent, buyer and seller and their banks. Please note that these customers and partners of DIAS using the DIAS platform (such as real estate agents, sellers, developers, or banks) act as independent controllers when they process your personal data in order to execute the housing transaction.

The personal data processed on the DIAS platform includes, for example:

• Personal data in the deed of sale (such as names, personal identity numbers, addresses, and payment information)
• Bank account details
• Information to be reported to official registers (such as property owner information, tax returns and registration of the transaction)

In order to enable the digital housing transaction, the data sent to the DIAS platform is disclosed to the parties involved in the transaction for use in accordance with their privacy statements or other documentation informing the data subjects about the processing of personal data carried out by the controller. DIAS processes personal data on behalf of and for the account of these controllers as a processor of personal data. The controllers participating in your housing transaction may disclose your personal data from one controller to another within the framework of personal data legislation (e.g. by the real estate agent delivering the deed of sale and your personal data therein to your bank and to the bank of the seller/buyer of the apartment, as well as to official registers). Such processing of personal data is subject to the privacy statement of the company or organization acting as the controller or other documentation informing the data subjects about the processing of personal data carried out by the controller. If you have any questions about the processing of personal data by these parties, we will assist you in contacting the relevant controller, if necessary.

In addition to the processing of personal data carried out on the DIAS platform as described above, DIAS processes certain personal data within the framework of the Service provided. In the privacy statement below, we explain how and why DIAS processes personal data as the controller.

Privacy statement concerning the use of the service

Digitaalinen asuntokauppa DIAS Oy ("DIAS" or "we") processes the personal data of the users of the service ("Service") offered on the websites sign.dias.fi and asiointi.dias.fi. "User" or "you" means the natural person who uses the Service.

This Privacy Statement explains how and why DIAS processes your personal data as the controller and how you can exercise your rights as a data subject. We may update this Privacy Statement if necessary due to changes in the processing of personal data or other reasons. The latest version is always available at sign.dias.fi. We will not make any material changes to this Privacy Statement without notifying you of such changes.

Controller

Name: Digitaalinen asuntokauppa DIAS Oy
Business ID: 2929689–6
Postal address: Salomonkatu 1, 00100 Helsinki, Finland
Email address: tietosuoja@dias.fi
We are part of the Alma Media Corporation. Matti Venho is the Group's Data Protection Officer.

Personal data processed

We collect the following personal data, amongst others, as well as analytics and log data from you when you use the Service:

• User's name, contact details and personal identity code
• The user's IP address and the time and date of the visit
• Authorizations given in the signature process
• Information on the method of strong electronic identification used
• File hash data, which can be used to verify which documents were involved in the signature process
• Signature timestamps
• Bank account details

Purpose of and legal basis for the processing

We process personal data for the following purposes:

Providing the Service to the User (legal basis for processing: performance of a contract)

We process your personal data in order to provide you with the Service and its features and to execute the actions you take through the Service on the DIAS platform related to your housing transaction. This includes the disclosure of the authorizations given in the signature process and the related personal data to the third party mentioned in the authorization (usually your bank) as described below under "Recipients of personal data".

To comply with our legal obligations (legal basis for processing: legal obligation)

We process your personal data to administer and fulfill our legal obligations. This includes the processing of personal data in order to comply with the accounting obligation and to provide personal data to the relevant authorities on the basis of a possible request for information based on their law.

For the processing of claims and legal proceedings (legal basis for processing: legitimate interest)

We process your personal data to make or in defense of legal claims and in connection with legal proceedings. We may also process personal data to prevent fraud and misuse of the Service and for information, system and network security reasons. Where we process your personal data on the basis of our legitimate interest, we will compare our legitimate interest with your right to privacy and whenever possible, use pseudonymized or aggregated data from which you cannot be identified. In connection with this processing, your personal data may be disclosed to third parties (e.g. authorities or a bank participating in a housing transaction) as described below under "Recipients of personal data".

Location of personal data

DIAS processes personal data within the European Economic Area and it is therefore not transferred outside the European Union or the European Economic Area.

Recipients of personal data

We will only share your personal data within the DIAS organization and only to the extent reasonably necessary for the purposes set out in this Privacy Statement. Your personal data may be transferred or disclosed to third parties in the following situations:

Disclosure of personal data to a party participating in the sale of residence or real estate process

In the Service, the User can grant appropriate authorizations to their bank for the implementation of the sale of residence or real estate. DIAS discloses personal data related to the authorization given by the User in the signature process to the party designated in the Service to whom the User has given the authorization in question.

Transfer of personal data to authorized service providers

DIAS transfers personal data for processing on behalf of DIAS to its authorized service providers (including authorities and subcontractors involved in maintaining and providing the Service). When such third parties process personal data on behalf of DIAS, DIAS has taken appropriate contractual and organizational measures to ensure that the processing of personal data takes place exclusively for the purposes stated in this Privacy Statement and in accordance with applicable laws, regulations and our instructions, in compliance with appropriate confidentiality obligations and security measures.

Disclosure of personal data for legal or data security reasons

We may disclose personal data to third parties (e.g. authorities or a bank participating in a sale of residence) if access to and use of the personal data is necessary (i) to comply with any applicable law, regulation, and/or court decision; (ii) detecting, preventing and addressing fraud, crime or information security or technical issues; and/or (iii) to safeguard the interests or property of DIAS, our customers (such as banks) or our Users or to ensure security or public interest in accordance with the law. This means that the personal data, analytics and log data collected about you when you use the Service described above may be disclosed to third parties in the situations described in this section within the limits permitted by personal data legislation.

Retention period

DIAS retains personal data for as long as required by law or there is a legitimate reason to retain personal data for the purposes stated in this Privacy Statement (e.g. due to accounting obligations or to process any claims). As a rule, DIAS deletes or anonymizes the personal data processed in accordance with this Privacy Statement after ten (10) years have elapsed from the completion of the signature process, unless the storage of personal data is exceptionally necessary for legal actions, for example.

Your rights

The right of access to data
You have the right to access your personal data by requesting a copy of the personal data we collect about you.

Right to rectification of data
You have the right to request that we correct or complete any inaccurate or outdated personal data we hold by contacting us.

Right to request erasure of data
You can ask us to erase your personal data from our systems. We will carry out the measures in accordance with the request unless we have a legitimate reason not to erase the data.

Right of objection
You can object to the processing of personal data concerning you based on our legitimate interest on grounds relating to your particular situation.

Right to restrict the processing of data
You can ask us to restrict the processing of your personal data, for example, when your requests for erasure, rectification or objection are being processed and/or when we have no legitimate grounds to process your personal data.

Right to data portability
You have the right to receive the personal data concerning you that you have provided to us in a structured, commonly used and machine-readable format and the right to transfer such data to another controller.

Exercising your rights
The above rights may be exercised by sending a letter or email to the above addresses containing the following information: The user's full name, address, email address and telephone number. We may request the provision of additional information necessary to verify the User's identity.

Making a complaint
If you consider that our processing of personal data violates applicable data protection laws, you can lodge a complaint with the local supervisory authority. The local supervisory authority in Finland is the Data Protection Ombudsman (www.tietosuoja.fi/en).

Cookies and analytics

In addition to the processing of the aforementioned personal data, DIAS processes analytics data collected in the Service. DIAS does not use cookies or similar tracking technologies in the analytics of the online service. For analytics purposes, DIAS collects data about the User anonymously or pseudonymously so that the user's unique information does not end up outside of DIAS. Although we do not normally use analytics data to identify the User, the User may sometimes be identifiable from such data either alone or when combined or associated with other personal data. In these cases, the analytics data is considered personal data within the meaning of the applicable legislation and we will process the combined data the same way we process personal data in accordance with this Privacy Statement.

The following data is collected as analytics data: 1) pseudonymized user ID, 2) URL route on the website, 3) time of visit, 4) browser type, 5) device type, 6) other similar analytics data.

We also use Google Analytics and other web analytics tools on our website to compile analytics and reports on the use of the Service in order to improve our services. To learn more about Google Analytics, visit the Google Analytics website. You can object to the collection of data by Google Analytics by downloading the following browser plugin: Google Analytics opt-out add-on. It is not possible to identify an individual user through the use of Google Analytics and other web analytics tools.

The privacy policy was last updated on 22 November 2022